Skip to content
 

Почему электронный документооборот внедряют все компании.

Электронный документооборот становится не просто новшеством, а необходимостью в деятельности компаний, предприятий среднего и малого бизнеса. Преимущества, которые приходят с системой электронного документооборота (СЭД) видны невооруженным глазом, и, в зависимости от вида деятельности и размера документооборота компании, некоторые преимущества будут значительно более выгодными, чем другие. В любом случае, все преимущества относятся к каждой компании, которая нуждается в такой системе.

Хотя электронный документооборот существует в той или иной форме уже много лет, в настоящее время он достигает своего пика в плане простоты использования и гибкости. Современный электронный документооборот будет продолжать улучшаться, как и большинство сфер, связанных с компьютеризацией. Поскольку технология постоянно развивается, сейчас самое время подумать о том, чтобы выбрать какой-то определенную платформу продукта, поскольку в настоящее время они относительно дешевы и чрезвычайно полезны, даже для тех, у кого очень мало опыта в ИТ-сфере.

Конечно, все может зависеть от системы электронного документооборота, которую вы используете: у каждой из них есть свои причуды, свои недостатки и свои плюсы. Поэтому всегда лучше заранее подумать о том, что будет лучше для вас и вашей компании. Некоторые программы имеют широкий спектр функций, но вам могут не понадобиться некоторые из них, и вы обнаружите, что есть более дешевые варианты с набором тех функций, которые вам нужны, и меньше тех, в которых Вы в принципе на данном этапе развития бизнеса не нуждаетесь. Некоторые системы электронного документооборота будут иметь возможность включать и выключать определенные функции для обновления или понижения цены, если вы обнаружите, что они несущественны.

Независимо от типа системы электронного документооборота, которую вы выбираете, они должны в идеале предоставить вам некоторые необходимые функции. К ним относятся:

1. — Эффективность.

Одной из основных причин, по которой многие компании внедряют системы электронного документооборота, является повышение эффективности их работы. Без этого элемента электронный документооборот в значительной степени бесполезен, если вы не используете его исключительно для экономии места и доступа к файлам по мере необходимости.

2. — Компактность.

Это, как правило, плюс для тех, кто тратит впустую ценные офисные помещения, храня документы в громоздких шкафах и сейфах.

3. — Сокращение расходов.

Сокращение расходов с помощью системы электронного документооборота, как правило, связано с вышеупомянутыми двумя моментами: вы выполняете больше работы, и экономите деньги, но многие компании, особенно юридические фирмы, в конечном итоге хранят документы в хранилищах документов, что в конечном итоге является довольно дорогостоящим процессом.

4. — Меньше потерянных файлов.

В ходе работы Вы можете заблокировать определенную папку, в которой хранятся файлы, что означает, что к файлам можно будет просто получить доступ, но нельзя будет редактировать. В отличие от кучи картотечных шкафов, из которых документы могут быть извлечены, повреждены или даже потеряны, это может быть настоящим спасением.

Компания  Comindware предлагает программное обеспечение, которое стоит рассмотреть, чтобы уже сейчас начать внедрять у себя в компании электронный документооборот. Это легкий, простой в использовании и быстрый способ ведения делопроизводства, который намного оптимизирует работу.  Удачи в поиске правильной системы управления документами для вас и вашей компании!

Написать отзыв

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.